COLUMN

お役立ち情報

会議を行う際に知っておくとスムーズに
進行が進む為の耳寄りな情報を配信しております。

会議の意味や目的について

効率の悪い会議とはどんな会議?

どの企業や団体でもある「会議」ですが、「まとまりがなく効率の悪い会議」というものが存在します。
では、効率の悪い会議とはどのような会議なのでしょうか?
今回は、効率の悪い会議のポイントをご紹介します。
 

会議の目的が明確でない

議題の内容や目的が曖昧で明確でない会議は意外に多いものです。
会議の名称ばかりがやたらと長くて、実際には会議参加者の「なにをするための会議か?なにを決定していくための会議か?」という理解が得られておらず、結果として時間だけをダラダラと消費してしまう効率の悪い会議。
さらには、進行役の議長や社長すらも理解していないなんてこともあるようです。
このため、貴重な時間をやりくりして集まったにも関わらず、肝心の会議でなにひとつ決まらないという最悪の事態が発生します。
 

議長(社長など)によるワンマン会議

よくあるのが、議長による一方的な押しつけのワンマン会議。権力を持った立場の人の発言力は、当然のことながら議題の決定権に繋がっていきます。
しかしながら、この立場に陶酔し、やや自己過信がある人ほど強引に物事を進めていく傾向にあるのです。
確かにその強引さも時には必要な場面もありますが、適切なリードができていないことが非常に多いというのが実情。
発言者が一方的に限られ、「自分に従え」という強権タイプはただ単にワンマンなだけ。結果、会議後に社員や参加者同士が、また別に時間を取って個別で話し合いをすることが多く、この話し合いのほうがずっと有意義でいい打ち合わせになっているのです。
 

時間通りに終わらない

会議開始予定時間を5分過ぎても誰ひとりとして来ない。個々にメールをしていたり、電話をかけ始めたり、遅れるのが当然の認識なのでいつまでも自席で仕事を続ける人。
ようやく10分以上過ぎてから会議が始まる。このような会議は非常に効率の悪い会議と言えます。
いざ会議がスタートしても緊張感や集中力に欠け、進行もダラダラしがち。結果、会議終了予定時間を大幅に過ぎることも多く、時間延長が当然という認識。
それだけ時間を掛けたわりには、結局なにも決まらず時間の浪費だけというケースも多々あり、これでは「会議に出たくない」となるのは当然で、後ろ向きで嫌々ながらでは、前向きかつ効率のいい議題の活発化も望めるはずもありません。
 

既成事実のための会議

満場一致という事実だけ得たいという、俗に言う「既成事実のための会議」を行う会社や団体が存在します。
そういった会議は、やたらと参加人数を集めたがる傾向にあり、会議中にわずか数分も発言しない人が圧倒的に多く、「いったい参加者になにを求めているのか? どういう議論をしたいのか?」が不明瞭でモヤモヤしたまま進行。そのままなんとなく賛成多数で終了という意味のない結果をもたらしています。
また、肝心の必要な人(会議内容や結果を共有すべき人)が参加していないケースもあります。
内容への意見や理解が必要にも関わらずその担当者が不在や、必要な人が不在なのに会議を開催する。これこそまさに本末転倒です。
資料が読みにくく不明瞭、特定の少数だけで完結してしまう、論点がブレまくり脱線し放題で収集がつかない、担当者に丸投げして終わってしまうなども効率の悪い会議と言えます。
スムーズな進行および前向きかつ建設的な意見が、立場を問わずに活発に取り交わされる会議を目指していきましょう。

一覧へもどる