COLUMN

お役立ち情報

会議を行う際に知っておくとスムーズに
進行が進む為の耳寄りな情報を配信しております。

会議の意味や目的について

会議を効率よくする方法

「効率が悪い会議」と言うと、参加者がすべて黙ったままの沈黙状態、対照的にそれぞれが思うままに言いたい放題状態、あるいは会議終了予定時間を過ぎてもダラダラ続く状態などが挙げられます。 
これでは会議そのものが憂鬱になる一方。そこで、今回は効率的な会議を進行するためのポイントをご紹介しましょう。
 

アジェンダを設定しておく

「効率が悪い会議」のために、一番必要となるポイントはアジェンダの設定です。会議の開催前にアジェンダを設定しておくことで、会議参加者が議論のポイントを把握しやすくなり、各議題の配分時間も明らかになります。
その結果、「この会議ではなにが目的なのか?」、「なにを決定するべき会議なのか?」などの意思統一がされ、会議参加者の議論の焦点を合わせることに成功します。

 

議事録担当を決めておく

会議の議事録をとる担当者をあらかじめ決めておきます。現在の会議ではプロジェクターを使用した進行が多いですが、それとは別にすべての議事録をとる担当がいると、もともとの資料に加え会議でのブレスト内容、決定事項の把握などが一目でわかり、周知もしやすくなります。
当日参加できなかった人にも議事録を共有することで、全体の意思統一が図れるのです。
 

会議資料は明確なデータをもとに作成し基本とする

会議資料は会議の名サポーターです。会議中は、どれだけ公平で有能な社長や上司であっても、感情に左右される瞬間が無いとは言いきれません。
個人的な好き嫌い、向き不向きで社長や上司に判断されると、モチベーションを一気に損なわせる結果に。そのような事態を防ぐために、徹底的にデータをもとにした資料を準備します。そうすることで、すべての会議参加者の意識もクリアになり、議論の活発化が図れます。社内の政治的思惑は排除し、事実と根拠をベースとした意思決定をするようにしましょう。
 

会議参加者の人数を絞り会議を小分けにする

ダラダラとまとまりのない会議にありがちなのが、やたらと会議参加者が多いことが挙げられます。議題に直接関係のない参加者たちが多くなったり、反対に議題内容の共有が必要な人が参加者から漏れていたりするケースが該当します。
なるべく参加人数を絞り、必要な会議は短時間で小分けにすると、よりテーマを絞った会議が進行できるため一気に議論の活性化が図れます。また、意見を出しやすくなることから参加意識も強くなり、会議参加者の責任感も増します。思いきって「短時間、小分け」を心がけるようにしましょう。
 

時間を守りスムーズな会議進行を行う

会議開始時間ぴったりに始まるようにするのはもちろんのこと、会議中は時間にメリハリをつけながらスムーズに進行を行うようにすることが大切です。
徹底的にこのルールを守るようにすると、会議終了時間より遅くなることはなく、早く終わり有意義な時間の使い方ができることもあります。「時間を守ること」は会議命題として、全員周知徹底させるようにしましょう。このルールが守れているかいないかで、大幅に結果が変わってきます。
すべては「会議の効率化」という目的のために、ちょっとした決め事を作り、参加者全員に意識付けをしていくと、見違えるように会議の質は変わります。ひとつずつ実践してみてください。

一覧へもどる