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会議を行う際に知っておくとスムーズに
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会議の意味や目的について

良い会議とはどんな会議?

どこの企業や団体でも、あらゆる目的で「会議」は存在します。
報告や連絡会議、新製品に関するブレストなど、会議を行う目的はさまざま。
は、いい会議とはいったいどのような会議なのでしょうか?
今回は、いい会議のポイントを紹介していきます。

 

会議の目的が明確

まず、進行役の中心人物(議長や社長)だけでなく、すべての参加者が会議の目的を把握した上で参加している会議であることが大切です。
連絡事項を共有する会議であったり、あるいは新プロジェクトに関する意見交換の会議であったりと、会議を行う目的はその時々で違います。
目的が明確であれば、議論が活性化した上での話の脱線も、むしろ新たなアイデアを得られるなど有意義なものになりますが、明確化されていない会議だと収集がつかないことになりかねません。
 

ポジションに関係なく誰もが提案できる環境

議題の担当者が延々と喋るような会議はいい会議とは言えません。
参加者からの意見を取り入れて、みんなで共有して話し合うことが大切です。
積極的かつ前向きで建設的な意見交換がされる会議は、より一層議題の深みを増し、気付かなかった部分、避けていた問題点にも対応できるようになります。
そのためには、平社員やパート、部下などポジションに関係なく、立場の弱い(発言が少なくなりがちな)人の意見も尊重される会議である必要があります。
会議のレイアウト、席順に配慮し、議長や社長が活性化を図りつつ、全員が発言できるような環境作りに努めましょう。その結果、思わぬ相乗効果が生まれ、より良い結果が得られることになります。
 

議題が適切にピックアップされている

会議を始める前に、適切に参加者を選出しておけば、その会議に無関心な人間が出てくる心配もなく、適度な人数で進行スピードも速まりますし、十分な話し合いの上での議論の決定が得やすく、内容および結果が必要な人すべてに共有されるというメリットがあります。
また、議題を適切に絞って行うことも大切。議題が少なければ、優先順位をつけた上で会議をしていることから無駄が省けます。
 

進行にメリハリがありスムーズなことが大切

会議の開始予定時間にはほぼ全員が集合している会議は、時間にテキパキとしてルーズさがない、いい会議です。会議冒頭から参加者全員が会議に集中するため、議題の進行や理解度も早く理想的とも言えるでしょう。
こうした会議はおのずと時間進行が適切で、会議の終了予定時間に終えることができることから、参加者もスケジュールが立てやすく、自然と次の仕事のみならず、次の会議への参加意欲にも繋がります。
また、メリハリをつけることは大切で、無駄にダラダラと時間を掛けずに、テキパキと進むことから、参加者全員が議題に集中しやすくなります。
 
発言の活性化にも繋がるので、結果としてあらゆる面でプラスをもたらすのです。
 
この他、短時間かつ理解度を深める進行のために適切な資料の作成および活用や、会議の結果を次の行動に繋げられる内容の深まり方を心がけるなど、いい会議のポイントは「効率的、そして「前向きかつ建設的」であることが共通項です。
 
ぜひ、上記のポイントを参考にして「いい会議」を心がけてみてください。

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