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議事録の書き方・上手に取るコツ

議事録の取り方について

会議中に、議事録を作成するためメモをとる作業は、慣れないうちは思った以上に悪戦苦闘するもの。どういうポイントをおさえれば、議事録のメモをとりやすくなるのでしょうか? 今回は、議事録作成にあたっての会議中のメモの取り方のコツをご紹介しましょう。
 

メモをとるノートは広く使う

議論が活発になればなるほど、メモを取らなくてはならない内容が膨大に膨れ上がります。後からブラッシュアップして議事録にするにしても、なるべく会議中の情報をメモしておかないと、どの内容をまとめて、どの内容を削って、どの内容を違う言葉でわかりやすく整えたらいいのかなど判別もできません。
 
メモの取り方のコツとして、まずノートを広く使うことを心がけましょう。「もったいない」などと思わず、大きな文字で、余白を気にせず、なるべくノート全体を使用します。
 
なぜかというと、人間心理として、狭いところにちまちまと書こうとすると、そこの部分に意識が集中してしまい肝心の話の内容を聞き逃してしまうことが多くなるからです。可能であれば、まっさらなノートを複数冊持参の上、会議に臨むくらいでいたほうが良いでしょう。必要に応じて手書きの図やイラストなどを書き記すためにも、「ノートはケチらずに広く使う」がポイントです。
 

ひらがなで書いてみる

耳で話の内容を聞きながら、手でメモを取っていく。メディアなどの専門記者が内容を聞き漏らさないように速記術を最初に習うほど、話の内容を落とさずに書き記していく作業は慣れるまで困難です。
 
そこでおすすめなのが、ひらがなで書いてみること。わざわざ漢字やアルファベット、カタカナなど、通常の文章と同じように書くことを意識していると、肝心の会議内容を書き留めることが追いつかなくなります。いっそのこと、全文ひらがなで書いていくくらいの気持ちでいると、会議内容をしっかりと網羅しておく目的を果たせます。
 
会議中のメモは、あくまでも議事録作成のための下地です。後から綺麗に整えるので、メモは「内容をしっかりと網羅して書き留めること」を優先しましょう。
 

ボイスレコーダーを使用する

先述までのポイントをおさえても、会議内容が緻密であればあるほどメモをとることが追いつかないケースもあります。それだけでなく、まだメモ取りが慣れていなかったり、メモをとることが苦手だったり、体調不良で聞き逃す恐れが心配だったり、人によってあらゆる事情があるでしょう。
 
そんなときには、ボイスレコーダーを使用することをおすすめします。特に、会議内容が緻密であるほど、ボイスレコーダーの存在は力強い味方になってくれるはずです。なるべく、音声を拾う認識感度が高いものがよいでしょう。使用前には、きちんと録音できるかどうかのチェックを忘れないようにしてください。
 
また、まだメモ取りが慣れていない、あるいは苦手だという理由でボイスレコーダーを使用する人は、メモ取り作業に慣れるためにも、録音しながら同時にメモをとりましょう。会議でのメモ取りは、場数を踏むことがなによりの上達のコツです。ぜひ実践してみてください。
 
会議でのメモ取りに慣れてくると、客観的に情報を収集でき、分析および選別するスキルも備わり、実際の議事録作成をイメージしながらメモをとることまでできるようになります。あらゆる側面で業務の効率化が図れることから、ぜひ場数を踏みながらコツをつかむことをおすすめします。

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