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議事録の書き方・上手に取るコツ

議事録の書き方のポイント

会議後に、該当会議の内容を周知・共有するものが議事録です。では、会議の議事録は具体的にどういう作り方をすればよいのでしょうか?今回は、議事録の作り方のポイントをご紹介しましょう。
 

議事録の基本構成

議事録の基本的な構成は、以下の通りです。
・表題
・会議開催日時
・開催場所
・会議出席者
・該当会議における要旨(決定事項・保留事項)
・具体的な会議内容(議題に関連する賛成・反対の発言内容など)
・次回会議開催日程
・今後の課題および宿題
代表的な項目であり、この流れで構成を考えながら作成することがよいとされています。
 

議事録を作成する際に大切なポイント

議事録を作成する際に意識すべきポイントは、以下の通りです。
・議事録の読み手が何を知りたいかを考えながら書く
・わかりやすい言葉で簡潔・明瞭に書く
・ぱっと見て把握しやすいように書く
次に、なぜこのポイントを意識すべきかをご紹介しましょう。
 

議事録作成のためのポイントはなぜ重要か

議事録は、会議参加者だけが見るものではありません。会議参加者はもちろんのこと、会議に参加できなかった人や、部署内の人などへの情報共有に活王されます。
日々の業務において会議での決定事項や今後の課題事項などが深く関係してくるだけに、欠席者も議事録の内容を把握しておく必要があります。また、参加義務がなく直接関連しない部署であっても、今後の業務把握のため、あるいは会議内容が会社全体の方針に大きく影響するものであればあるほど、確認する必要はあります。
議事録の情報は客観的視点に立って作成されたものでなければ、多くの人が把握できずに議事録の役目を果たさないものとなります。ポイントをおさえて、わかりやすく、内容把握しやすいように。つねに心がけて作成しましょう。
 

議事録の見栄えを整えるためのポイント

議事録は、ただ内容を並べて書いておけばよいというものではありません。議事録を見やすくするためには、データの見栄えを整える必要があります。
・適度な余白がある
・適度な改行がありセンテンスごとにまとまっている
・文字が一方に片寄っていない(文字配列のバランスがよい)
・できるだけ一文の長さが揃っている
・必要に応じて内容に関連するグラフや写真なども使用する
 

常に「読み手が見やすい議事録」を心がけて作成する

さまざまな人が確認する議事録は、パソコンやスマホなどでデータとして確認した場合はもちろん、プリントアウトして確認することまで想定して作成しましょう。適度な余白や改行は必須事項です。ただ単にダラダラと文章を並べているだけでは、文と文の間が詰まってしまい見にくく、一目見ただけで読む気がなくなってしまいます。
議事録というデータをデザイニングする感覚を持ち、「読み手が見やすい」を意識してください。必要に応じて、文章だけでなく内容に関連するグラフや写真などを効果的に配置すると、より見やすくなります。
「会議後に内容把握するため」が目的の議事録。読み手を意識しながら作成するクセをつけると、だんだんとコツがつかめてきます。慣れないうちは、仮作成してみて客観的にアドバイスなどをもらうこともおすすめです。

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