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会議を効率化させるアジェンダ作成について

会議でより良いアイデアを出すために、アジェンダの存在は欠かせません。よく耳にする言葉ではありますが、アジェンダとは具体的にどういうものかご存知でしょうか?
そこで今回は、アジェンダ作成のポイントと共に、アジェンダとはどんなものか、どんなも目的があるのかご紹介します。
 

アジェンダとは議事項目の一覧

会議におけるアジェンダとは、簡単に言うと議事項目の一覧のことをさします。
・会議名
・開催日時
・開催場所
・会議参加者
・議題
・議題ごとのテーマ
これらの項目が、アジェンダで使用されることが多い項目です。アジェンダは、会議開催前にあらかじめ会議参加者に配布されるもの。つまり、案内状を兼ねています。昔はプリントアウトした書類として社内便などで各参加者、もしくは参加部署の責任者に送付(責任者が社内掲示、あるいは各参加者にコピーの上配布)されていましたが、現在ではメールや社内SNSでの一斉送信が主流になっています。
 

簡潔で明瞭にまとめる

アジェンダを作成するにあたってのなによりのポイントが、あまりゴチャゴチャ書かず、簡潔で明瞭に書くこと。「報告事項」、「議題内容」、「決定事項」を短くわかりやすい言葉でまとめることが大切です。
これにより、忙しい中でも一目で会議の趣旨が把握できます。書き漏れをなくしたい、事前に多くの情報を伝えておきたいと思い、つい長々と書いてしまいがちです。しかしその結果、要点を得ないせいで、詳細どころか議題さえも伝えられなく、参加者に余計な時間を使わせてしまう結果になることがあるのです。
 

最大の目的は、会議の趣旨および目的を明確にすること

アジェンダの最大の目的は、会議の趣旨および目的を明確にし、そのために必要な議事項目を選択して、各項目をどう取り上げていくかの方法などを決めることです。会議の議題にあげる必要もない内容の報告が延々続いては、会議参加者の意識や集中力が続きません。
なにより、忙しい中でわざわざ時間をやりくりしながら集まっているのに、余計な議論が多くなってしまうと時間の無駄遣いになってしまいます。つまり、会議そのものをブラッシュアップするのがアジェンダの果たす役割とも言えるのです。
このため、会議全体の大きな流れを考慮しながら、各議題の厳選作業、その上で議事ごとの担当者、作業内容、タイムスケジュールを明確にするように作成します。
 

当日の流れを意識して作成する

先述の通り「会議の趣旨および目的を明確にする」という方向性でアジェンダを作成することがコツ。その上で、会議当日にはアジェンダに沿った進行を心がけてください。何より大切なのは、アジェンダの価値を共有することです。
アジェンダを無視して議論を進めることは、会議の結果を損なわせるだけでなく、事前に参加者がアジェンダをもとに用意した考えの意味をなくならせることになり、参加者のモチベーションも落ちかねません。アジェンダが会議において重要な役割ということが認識されれば、会議自体も集中して議論が進み、短い時間でより良い結果を出せるようになります。アジェンダに沿った進行にするためにも、会議当日の流れを意識して作成しましょう。
あらかじめ、アジェンダを議事録としても活用できるような意識を持って作成することも心がけましょう。会議後、アジェンダの項目をもとに決定事項および次回までにやっておく課題などを書き込み議事録として活用すれば、参加者が会議内容をより簡単に共有できます。

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